Onboarding: 04 passos que antecedem a implementação

Muito comum ouvirmos a palavra onboarding ao invés de integração de novos colaboradores, mas não importa se a palavra é utilizada no português ou no inglês, o objetivo é o mesmo.

Importante considerar os 4 passos que antecedem a implementação, para que os novos colaboradores sintam-se acolhidos, tenham conhecimento sobre os benefícios, horário de trabalho, responsabilidades do cargo, políticas que a empresa adota, a missão, visão e os valores da organização.

Sabemos que cada função terá o onboarding adaptado, como por exemplo um cargo de liderança precisará se aprofundar nas políticas e em outros processos. Por isso, antes da implementação é importante seguir os 4 passos que antecedem.

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Passo 1/4 – Conhecendo a necessidade

Para estruturar o onboarding é preciso definir o que cada cargo precisa conhecer sobre a organização, quais processos são fundamentais e quem o novo colaborador precisa conhecer. Dependendo do tamanho da empresa, uma opção é dividir por grupos de cargos.

Personalizar o onboarding por grupos de cargos facilitará a jornada de quem está começando, pois receberá as informações que realmente serão necessárias, aumentando o engajamento.

Nesse passo já é necessário pensar na metodologia que será utilizada e quais recursos serão necessários, para que a implementação seja eficiente.

Passo 2/4 – Identificar quais áreas precisam participar

Onboarding não é somente responsabilidade do RH, mas de toda a organização. A área de Recursos Humanos não detém conhecimento aprofundado dos processos e políticas das outras áreas.

Por isso, essa é uma excelente oportunidade para envolver todas as áreas, apresentar os grupos de cargos e em conjunto definir os conteúdos.

Aproveite para mostrar a importância desse trabalho de equipe e o quanto irá contribuir para a redução do turnover.

Baixe o material de onboarding e utilize com a sua equipe como uma fonte de inspiração na definição dos grupos de cargos e conteúdo. Lembre-se de adaptá-lo a cultura e estratégia da organização.

Passo 3/4 – Desenvolvimento do conteúdo

Além de conhecer sobre os benefícios e os procedimentos da área de SESMT é essencial falar sobre a história da empresa: quando a empresa foi fundada, qual é o segmento de atuação, quais são os principais produtos e clientes, qual é o tamanho e região de atuação,  o proposito e os valores que norteiam os comportamentos.

Considerando um grupo de cargos de liderança o estilo de gestão da organização precisa estar claro para esse novo colaborador. Algumas empresas inclusive possuem treinamento base de liderança, para que o estilo de gestão seja uniforme em toda a empresa.

Nesse momento é importante consolidar o conteúdo de todas as áreas para que o estilo de comunicação seja o mesmo em todos os departamentos. E definir qual é a melhor metodologia para cada conteúdo.

Veja o exemplo de uma indústria de tampas: a área comercial pode mostrar os produtos físicos ao invés de fotos, a operação poderá levar o novo colaborador até a fábrica e explicar todo o processo de fabricação.

A área de compliance pode utilizar gamificação para treinar o novo colaborador nas políticas que são mais pesadas.

Passo 4/4 – Piloto

Escolha um grupo de pessoas, de diferentes grupos, que foram recém-contratadas e aplique o onboarding. Posteriormente, peça a opinião deles e incorpore as melhorias sugeridas.

Avalie se o tempo utilizado por cada área foi suficiente para transmitir o conteúdo e até mesmo, se a sequência das apresentações é a melhor para facilitar a visão sistêmica. Deixar o onboarding leve é a melhor alternativa.

Defina um prazo para avaliar a eficácia do onboarding, e se há a necessidade de entregar algum material adicional para reforçar o conceito.

Implementação do onboarding, não é o que fazemos, mas como fazemos!

Podemos apresentar todas as informações em uma apresentação, mas a probabilidade de o novo colaborador esquecer é grande, então decidir uma maneira humanizada e que tenha a cultura da empresa é o segredo para o sucesso.

Entregar um guia com os assuntos mais importantes auxiliará o colaborador durante toda a jornada. O guia pode ser virtual, visual (imagens explicativas), vídeos e até mesmo um guia impresso.

Baixe o guia do colaborador e utilize como inspiração. Lembre-se de adaptá-lo a cultura e estratégia da organização.

O Kit de boas-vindas não é obrigatório, mas é uma forma de compartilhar a marca da empresa com a família do colaborador.

O tempo de duração do onboarding deve ser definido considerando o conteúdo de todas as áreas, mas também o período que um profissional nesse cargo levará para se adaptar com as atribuições.

Lembre-se que não é o que fazemos, mas a forma como fazemos é que irá gerar no novo colaborador a percepção de ser bem recebido pela empresa e pelos novos colegas de trabalho.

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