Muitas vezes, a área de Comunicação Interna é incorporada ao setor de Recursos Humanos, e, sem profissionais dedicados, as 8 etapas do planejamento da Comunicação Interna pode ser negligenciada.

A comunicação interna desempenha um papel vital no engajamento dos colaboradores e no sucesso da organização.

Portanto, é fundamental ter um plano estruturado para garantir que a mensagem certa, chegue ao público certo, no momento certo.

Neste artigo, exploraremos as 8 etapas essenciais do planejamento de comunicação interna, tornando-o mais acessível e prático para o seu dia a dia.

Esse planejamento pode ser utilizado inclusive em campanhas internas.

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8 Etapas da Comunicação Interna

Análise e Diagnóstico da Comunicação Interna:

Nesta primeira fase, você deve realizar uma avaliação abrangente das necessidades de comunicação interna.

Isso vai além de simplesmente informar sobre eventos como admissões, promoções e desligamentos.

Uma organização deve utilizar a comunicação para divulgar e engajar os colaboradores no seu propósito, valores e estratégia organizacional.

Identificar os objetivos da comunicação interna é fundamental para a construção de um planejamento eficiente. Um exemplo muito comum é o fortalecimento da cultura organizacional.

Além disso, é essencial avaliar o público-alvo (colaboradores) e suas características, fazendo um mapeamento da composição da equipe para adaptar o estilo de comunicação.

Também é importante avaliar os canais de comunicação existentes, como intranet, e-mail e murais, para determinar sua eficácia e a necessidade de alterações ou melhorias.

Ao final dessa fase, é muito provável que você identifique várias ações de melhoria, inclusive nos canais de divulgação.

Identidade visual:

A identidade visual desempenha um papel crucial na comunicação, pois as imagens são capazes de transmitir mensagens de forma instantânea e impactante.

Portanto, é fundamental avaliar minuciosamente as imagens que acompanham os seus conteúdos, pois elas não apenas decoram, mas também narram uma história visual.

Ao selecionar imagens para a sua identidade visual, leve em consideração a mensagem que deseja transmitir.

Busque imagens que evocam conceitos valiosos, como trabalho em equipe, diversidade, equidade, inclusão e pertencimento.

Esses elementos não só enriquecem a sua marca empregadora, mas também conectam-se com um público mais amplo e demonstram um compromisso com valores essenciais.

Trabalho em equipe, por exemplo, pode ser representado por imagens de colaboradores unidos, trabalhando harmoniosamente para alcançar objetivos comuns.

A diversidade pode ser retratada por meio de imagens que celebram diferentes culturas, etnias e origens.

A equidade pode ser comunicada por meio de representações visuais de igualdade de oportunidades.

A inclusão pode ser expressa por meio de imagens que mostram pessoas de diferentes habilidades trabalhando juntas de forma harmoniosa.

Por fim, o pertencimento pode ser transmitido por meio de imagens que fazem com que todos se sintam parte de algo maior.

Portanto, ao escolher suas imagens, pense profundamente na mensagem que elas carregam e no impacto que terão sobre seu público.

Uma identidade visual rica e alinhada com valores positivos não apenas aprimora a percepção da sua marca empregadora, mas também ajuda a construir conexões significativas com os colaboradores.

 

Avaliação:

Na fase anterior, os objetivos da comunicação foram definidos e agora é o momento de definir a forma de acompanhamento desses objetivos estabelecidos.

Isso inclui o estabelecimento de metas claras para a comunicação interna, que devem ser específicas e alinhadas aos objetivos da organização.

Além disso, é importante definir indicadores que permitam medir o progresso e os resultados alcançados ao longo do tempo.

Cronograma:

Uma vez que os objetivos, público-alvo e canais de comunicação estejam definidos, é hora de elaborar um cronograma detalhado.

O cronograma deve abordar aspectos como o que será comunicado, qual é o objetivo de cada comunicado específico, se a identidade visual está alinhada com a mensagem, quando ocorrerá cada comunicação, quem será o responsável pelo desenvolvimento do conteúdo e pela divulgação, quais serão os canais utilizados e como os resultados serão mensurados.

Desenvolvimento de Mensagens:

A etapa de desenvolvimento de mensagens desempenha um papel vital no planejamento de comunicação interna.

É essencial criar mensagens que sejam não apenas claras, mas também altamente relevantes.

Cada mensagem deve ser um veículo eficaz para transmitir informações alinhadas com os objetivos predefinidos.

As mensagens não devem ser produzidas em um vácuo. Cada comunicado deve ser adaptado para atender às necessidades e expectativas do público interno.

Isso implica em uma abordagem empática e uma compreensão profunda das preocupações, interesses e aspirações dos colaboradores.

Ao fazer isso, as mensagens ganham uma dimensão pessoal, aumentando a probabilidade de engajamento e aceitação.

É fundamental que as mensagens sejam formuladas de maneira respeitosa e inclusiva, promovendo um ambiente de trabalho saudável e colaborativo.

É uma oportunidade de criar um laço forte e significativo com os colaboradores, orientando-os de maneira eficaz e mantendo um ambiente de trabalho saudável e harmonioso.

Portanto, investir tempo e esforço nessa etapa é um passo crucial para o sucesso na comunicação interna.

Implementação:

Execute o plano de comunicação interna de acordo com a estratégia e o cronograma

A implementação do plano de comunicação interna é um processo dinâmico que requer uma atenção constante aos detalhes.

Ao distribuir mensagens e monitorar o progresso e realizar ajustes quando necessário, você está criando as bases para uma comunicação interna eficaz e impactante, que fortalecerá a cultura organizacional e promoverá o engajamento da equipe.

Avaliação e Feedback:

Após a implementação, é importante coletar feedback dos colaboradores para avaliar a eficácia da comunicação.

Isso pode ser feito por meio de pesquisas, reuniões de feedback ou outras formas de interação.

Além disso, é necessário analisar as métricas e indicadores de progresso estabelecidos anteriormente para medir o impacto da comunicação interna.

Manutenção e Atualização:

O processo de comunicação interna é iterativo, e as organizações devem estar preparadas para adaptar suas estratégias de acordo com as mudanças nas necessidades e na dinâmica organizacional.

Mantenha a comunicação interna de forma consistente e atualize o plano conforme necessário para atender às mudanças organizacionais ou às necessidades dos colaboradores.

Conclusão

A comunicação interna desempenha um papel fundamental no engajamento dos colaboradores e no sucesso geral da organização.

Portanto, é essencial seguir um plano estruturado, abrangendo todas as fases do planejamento de comunicação interna.

Ao realizar uma análise aprofundada, estabelecer metas claras, criar mensagens relevantes, implementar o plano com precisão, avaliar constantemente e manter a flexibilidade para atualizações, você estará no caminho certo para uma comunicação interna eficaz.

Lembre-se de que o processo de comunicação interna é contínuo e deve ser adaptado às mudanças organizacionais e às necessidades dos colaboradores para garantir o sucesso a longo prazo da sua estratégia de comunicação interna.

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